Kunnanhallituksen ja lautakuntien virallisista kokouksista pitää lain mukaan laatia pöytäkirja (Kuntalaki 107§). Pöytäkirjan perustehtäviä ovat tiedon säilytys, tiedon siirto sekä oikeussuojan ja valvonnan tarpeet. Laissa ei säädetä pöytäkirjan sisällöstä. Kunnan hallintosäännössä on annettava tarpeelliset määräykset pöytäkirjan laatimisesta, allekirjoittamisesta ja tarkastamisesta (Kuntaliitto).

Joutsan Hallintosääntö §139 määrää: ”Kunnanhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta”. Tiedossani ei ole, onko kunnanhallitus antanut tarkempia ohjeita. Joka tapauksessa käsitykseni mukaan tässä kunnassa menetellään virheellisesti.

Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Yllättäen huomasin, että kunnanhallitukselle lähettämääni asiakirjaa ei ollut pantu liitteeksi esityslistaan eikä sittemmin pöytäkirjaan niin kuin muissa kunnissa. Kun tutkin asiaa enemmän, huomasin, että hyvin usein lautakuntienkin päätöksistä on jätetty pois liitteitä, vaikka ne olisivat olleet esityslistassakin päätöksen pohjana vielä mukana.

Kunnanhallitus vastasi 22.3.2021 §57 oikaisuvaatimukseeni: ”Esityslistan liitteet ovat valmistelevaa aineistoa, jolloin niitä ei liitetä pöytäkirjaan. Valmisteluaineistoon saattaa tulla päätöksenteossa muutoksia ja voi olla vaikutusta niiden sisältöön”. Menettelyssä ja perustelussa ei mielestäni ole järkeä! Eikös kyseessä olisi asiakirjan väärentäminen?

Toimielinten jäsenet joutuvat siis Joutsassa tekemään virkavastuulla päätöksensä asiakirjojen perusteella, joita voitaisiin muuttaa päätöksenteon jälkeen eikä liitetä päätösasiakirjoihin. Laillisuusvalvojat tai historian kirjoittajat eivät näin ollen voi selvittää, millä tiedoilla päätös oli tehty. Eivät luottamushenkilöt itsekään. Myöskään Arkistolain 7 §:n 2 momentin määräystä ei nyt noudateta: ”on huolehdittava, että oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu ja että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä”.

Vielä olisi siis Joutsassa tekemistä!

Kalle Willman
kuntavaaliehdokas
kokoomus, Joutsa

Puheenvuoro-palstan kirjoitukset ovat Joutsan Seudun lukijoiden mielipidekirjoituksia.

Tagged with →